Cập Nhật COVID-19 | ĐHCĐTN 2020 của Các Công Ty Đại Chúng | Công Văn Số 1916/UBCK-GSDC

“Công Văn 1916” hướng dẫn các công ty đại chúng về thời gian và hình thức tổ chức ĐHCĐTN trong bối cảnh ngăn chặn sự lây lan của virus corona

Quý Khách Hàng và Quý Luật Sư Đồng Nghiệp thân mến,

Do mùa Đại hội đồng cổ đông thường niên (“ĐHCĐTN”) đang đến gần và trong bối cảnh đại dịch Covid-19 bùng phát chưa từng có tiền lệ trên thế giới, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (“UBCKNN”) đã ban hành Công Văn Số 1916/UBCK-GSDC gửi các công ty đại chúng để hướng dẫn về thời gian và hình thức tổ chức ĐHCĐ của họ.

Những điểm chính rút ra từ CV 1916 được tóm tắt như sau:

Một số cơ quan, chính quyền địa phương đã có văn bản hướng dẫn thực hiện Chỉ thị 16 để tránh gián đoạn trong việc tổ chức ĐHCĐTN.

THỜI GIAN TỔ CHỨC ĐHCĐTN năm 2020

• ĐHCĐTN năm 2020 phải được tổ chức trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, thời hạn này có thể gia hạn thêm 2 tháng (*); và
• Khi tổ chức ĐHCĐTN năm 2020, các công ty cần thực hiện các biện pháp phòng, chống dịch theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và các cấp chính quyền (**).

(*) Trước khi Thủ Tướng Chính Phủ ban hành Chỉ Thị Số 16/CT-TTg Về Thực Hiện Các Biện Pháp Cấp Bách Phòng, Chống Dịch COVID-19 (theo đó áp dụng biện pháp giãn cách xã hội trong thời gian 15 ngày bắt đầu từ ngày 01 tháng 04 năm 2020), một số công ty đại chúng đã lên kế hoạch tổ chức ĐHCĐTN trong thời gian giãn cách xã hội 15 ngày này. Đối với những công ty chưa ấn định ngày tổ chức ĐHCĐTN, chúng tôi khuyến nghị không nên ấn định ngày tổ chức ĐHCĐTN trực tiếp trong thời gian 15 ngày giãn cách xã hội. Việc tổ chức bất kỳ hoạt động và sự kiện nào tụ tập hơn 20 người trong một phòng đều bị hạn chế theo Chỉ Thị Số 15/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về Về quyết liệt thực hiện đợt cao điểm phòng, chống dịch COVID-19. Đối với những công ty đã ấn định ngày tổ chức ĐHCĐTN, các công ty này không nên tổ chức ĐHCĐTN trực tiếp trong thời gian giãn cách xã hội 15 ngày. Sau thời gian giãn cách xã hội 15 ngày, các công ty có thể cân nhắc tổ chức ĐHCĐTN trực tuyến để tránh trường hợp thời gian giãn cách xã hội có thể kéo dài hơn 15 ngày tùy theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

(**) Chẳng hạn, Tập đoàn FPT đã thay đổi địa điểm tổ chức ĐHCĐTN nhằm thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn chặn đại dịch (xem tại https://fpt.com.vn//Images/files/cong-bo/2020/Thang-3/CV-85-_thay-doi-dia-diem-va-tai-lieu-hop.pdf).

ĐHCĐTN TRỰC TUYẾN

• Công ty có thể xem xét tổ chức ĐHCĐTN trực tuyến thay vì ĐHCĐTN trực tiếp nếu công ty có khả năng thực hiện;
• Công ty nên kiểm tra các điều kiện liên quan để tổ chức ĐHCĐTN trực tuyến theo Luật Doanh Nghiệp 2014, điều lệ và nội quy công ty; và
• Nếu cần thiết, công ty nên điều chỉnh điều lệ và nội quy hoặc ban hành các quy định nội bộ cần thiết để đủ điều kiện tổ chức ĐHCĐTN trực tuyến.

KHUYẾN NGHỊ

Dựa trên CV 1916, chúng tôi đề xuất thực hiện các hành động sau để chuẩn bị ĐHCĐTN trực tuyến:

• Đối chiếu nội quy của công ty về hướng dẫn cho các cổ đông biểu quyết tại ĐHCĐTN trực tuyến. Nếu KHÔNG CÓ, xem xét xây dựng các hướng dẫn cần thiết;
• Đối chiếu điều lệ và nội quy của công ty về bất kỳ hạn chế nào đối với việc tổ chức ĐHCĐTN trực tuyến hoặc bất kỳ yêu cầu nào về việc ĐHCĐTN phải được tổ chức tại một địa điểm cụ thể. Nếu CÓ, xem xét điều chỉnh điều lệ và các quy định quản trị công ty để loại bỏ các hạn chế đó;
• Cân nhắc việc sử dụng các hình thức ủy quyền để giảm thiểu số lượng cá nhân sử dụng riêng lẻ các phương tiện hội nghị từ xa có thể không khả thi về mặt kỹ thuật;
• Hướng dẫn cụ thể cho các cổ đông về cách thức truy cập, phát biểu và biểu quyết tại ĐHCĐTN trực tuyến; và
• Tham vấn với các chuyên gia cung cấp dịch vụ họp trực tuyến (ví dụ: VSD và FPT Securities) về cách thức tổ chức thành công ĐHCĐTN trực tuyến.

Nếu cần hoãn ĐHCĐTN, chúng tôi khuyến nghị thực hiện những hành động sau:

• Hội Đồng Quản Trị (HĐQT) cần thông qua nghị quyết về việc hoãn tổ chức ĐHCĐTN. Nghị quyết HĐQT này phải được gửi đến UBCKNN, Trung Tâm Lưu Ký Chứng Khoán Việt Nam (VSD) và sở giao dịch chứng khoán liên quan, đồng thời công bố Nghị quyết này trên trang web của công ty trong vòng 24 giờ;
• HĐQT gửi văn bản đề nghị hoãn tổ chức ĐHCĐTN kèm theo nghị quyết HĐQT đến Sở Kế hoạch và Đầu tư (SKHĐT) địa phương nơi công ty đó thành lập; và
• Sau khi có ý kiến của Sở KHĐT về việc hoãn tổ chức ĐHCĐTN, doanh nghiệp cần gửi công văn ý kiến của Sở KHĐT đến UBCKNN, Trung Tâm Lưu Ký Chứng Khoán Việt Nam (VSD) và sở giao dịch chứng khoán liên quan, đồng thời công bố công văn ý kiến này trên trang web của công ty trong vòng 24 giờ.

Chúng tôi mong quý vị hiểu rằng YKVN luôn chú trọng sức khỏe và sự an toàn của quý khách hàng và đội ngũ luật sư. Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với luật sư thành viên đang làm việc với quý vị hoặc email cho chúng tôi theo địa chỉ covid19taskforce@ykvn.amagumolabs.net.

Stay safe.

YKVN Covid19 Taskforce